3/ ZÁKAZ POUŽÍVÁNÍ RODNÉHO ČÍSLA V PRACOVNĚPRÁVNÍCH DOKUMENTECH

   Zákonem 53/2004 Sb. došlo k zpřísnění v oblasti používání rodného čísla tak, že je možno jej používat jen stanoví-li tak zvláštní zákon, nebo se souhlasem jeho nositele (viz DIS 8/2004). Podle přechodného ustanovení tohoto zákona jsou právnické nebo fyzické osoby povinny rodná čísla prokazatelně odstranit do 31. 12. 2005, pokud se nejedná o případ, kdy jeho používání upravuje zvláštní zákon nebo nemají souhlas zaměstnance.
   Pro práci mzdových účetních vyplývá používání rodného čísla ze zákonů o daních z příjmů, o důchodovém, nemocenském a zdravotním pojištění, takže v této oblasti není třeba činit žádné kroky. Pro práci personalistů však žádný zákon používání rodného čísla neumožňuje, takže v pracovněprávních dokumentech by nemělo být uváděno, pokud k tomu zaměstnanec nedá souhlas. Pokud Vám zaměstnanec neudělil tento souhlas ani dodatečně do 31. 12. 2005, jste povinni rodné číslo prokazatelně odstranit.
   DOPORUČENÍ: pokud chcete rodné číslo v pracovněprávních dokumentech i nadále používat, je třeba do pracovních smluv nově přijímaných zaměstnanců vložit text: „Souhlasím s používáním rodného čísla v pracovněprávních dokumentech“. U stávajících zaměstnanců by bylo vhodné udělat seznam zaměstnanců, kde by bylo nadepsáno „souhlasím s používáním rodného čísla v pracovněprávních dokumentech“ a pod tím by se každý zaměstnanec podepsal. Datum by ale mělo být z roku 2005!