3/ ARCHIVACE DOKLADŮ VZTAHUJÍCÍCH SE K OBLASTI MZDOVÉ A PERSONÁLNÍ AGENDY

   Vzhledem k tomu, že archivaci těchto dokladů řeší několik zákonů, pokusili jsme se pro Vás udělat ucelený přehled délky archivace a dokladů, které je třeba pro případnou kontrolu archivovat.

   NEMOCENSKÉ POJIŠTĚNÍ
   Archivaci v oblasti nemocenského pojištění řeší § 96 zákona 187/2006 Sb. o NP, který zní:
   „Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o skutečnostech uvedených v § 95 po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu. Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím lhůty uvedené ve větě první, je zaměstnavatel povinen zajistit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit okresní správě sociálního zabezpečení místo, na kterém budou záznamy uloženy.“
   Podle § 95 je třeba uschovávat tyto údaje:
   (1) Zaměstnavatel je povinen vést evidenci o svých zaměstnancích účastných pojištění, která musí pro účely pojištění obsahovat tyto údaje:
     a) jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, místo trvalého, popřípadě hlášeného pobytu zaměstnance, den nástupu do zaměstnání a skončení zaměstnání, druh činnosti zakládající účast na pojištění, údaj o místě výkonu práce, je-li toto místo trvale v cizině, a o tom, zda je zaměstnanec v cizině povinně účasten důchodového pojištění, státní občanství, a byl-li zaměstnanec povinně účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti nebo za jejího trvání, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění…
     b) výši sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu,
     c) příjem zaměstnance za jednotlivá mzdová (výplatní) období a jednotlivé složky započitatelného příjmu pro stanovení dávek,
     d) dobu dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance, dobu karantény, dobu ošetřování člena domácnosti (péče o dítě ve věku do 10 let), dobu mateřské dovolené a rodičovské dovolené, dobu vazby, dobu výkonu zabezpečovací detence a výkonu trestu odnětí svobody zaměstnance a další dny jeho omluvené nepřítomnosti v práci, dny pracovního volna bez náhrady příjmu, poskytnutých zaměstnanci jeho zaměstnavatelem v případech, kdy zaměstnanec nemá na pracovní volno nárok, a dny výkonu práce zaměstnance v pojištěné činnosti v době, v níž má nárok na výplatu nemocenského, peněžité pomoci v mateřství a ošetřovného,
     e) neomluvené pracovní dny zaměstnance, popřípadě jejich části,
     f) záznam, zda zaměstnanec pobírá starobní, nebo invalidní důchod, a od kdy jej pobírá, plátce tohoto důchodu, a je-li tento důchod pobírán ze státu, s nímž Česká republika uzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, též záznam o tom, z jakého státu je tento důchod pobírán a jaký cizozemský nositel pojištění je plátcem důchodu,
     g) předcházející orgán, který prováděl pojištění zaměstnance, pokud jím není okresní správa sociálního zabezpečení,
     h) výši vyměřovacího základu pro pojistné,
     i) název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn,
     j) nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle tohoto zákona, údaje o jeho povinné účasti na důchodovém pojištění v cizině.
   (2) Zaměstnavatel je povinen vést o svých zaměstnancích, jejichž zaměstnání jim nezakládá účast na pojištění, údaje uvedené v odstavci 1 písm. a) až c) s tím, že údaj o druhu činnosti se týká činnosti, která nezakládá účast na pojištění.
   (3) Povinnost uvedená v odstavci 2 platí též pro zaměstnavatele, který není povinen se přihlásit do registru zaměstnavatelů, a pro zaměstnavatele, který je z tohoto registru odhlášen.
   ZÁVĚR: výše uvedené údaje je třeba pro účely nemocenského pojištění archivovat po dobu 10 kalendářních roků, po roce, kterého se týkají.

   DŮCHODOVÉ POJIŠTĚNÍ
   Archivaci v oblasti důchodového pojištění řeší § 35a odst. 4 zákona 582/91 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, kde se říká:

   (4) Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat
      a)
stejnopisy evidenčních listů (§ 38 odst. 5 věta první) vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny,

      b)
záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1 písm. h) (tj. údaje o společnících, členech statutárních orgánů a orgánů družstva za jednotlivé kal. měsíce a přehled kal. měsíců, za které společnost neodvedla pojistné na SZ) po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno,

      c)
záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1 (tj. obdobné údaje jako jsou výše v § 95 u nemocenského), pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají,

      d)
mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, včetně údajů uvedených v § 37 odst. 2 (tj. evidence náhrad za ztrátu na výdělku a zvláštního příspěvku horníkům), po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají,

   pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu; za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

   POZOR: lhůtu pro archivaci mzdových listů 30 roků berte jako minimální, protože pokud bude někdo žádat o přiznání důchodu v budoucnu a nebude mít uschovány potvrzení o předchozích dobách důchodového pojištění, může se na vás obracet s žádostí o dodatečné potvrzení dob pojištění.

   POJISTNÉ NA SOCIÁLNÍ ZABEZPEČENÍ
   Archivace záznamů o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného řeší § 22c zákona 589/92 Sb. o pojistném na SZ, kde se říká:
   Účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného jsou plátci pojistného povinni uschovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.
   V zákonu se neříká, o které „účetní záznamy“ se jedná. Podle našeho názoru by se mělo jednat především o přehledy o výši vyměřovacích základů a výši pojistného předkládané podle § 9 zákona a dále o mzdové listy jednotlivých zaměstnanců.
   Podle § 18 - Promlčení pojistného se právo předepsat dlužné pojistné promlčuje za 10 let ode dne splatnosti. Byl-li proveden úkon ke zjištění výše pojistného nebo jeho vyměření, plyne nová promlčecí lhůta ode dne , kdy se o tom plátce pojistného dozvěděl.

   ZDRAVOTNÍ POJIŠTĚNÍ
   Archivace údajů o pojistném na VZP není v zákonu 48/97 Sb. o veřejném zdravotním pojištění ani v zákonu 592/92 Sb. o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění vůbec řešena, takže by se dalo říci, že zaměstnavatel musí archivovat veškeré údaje rozhodné pro výpočet pojistného na VZP po celou dobu...
   Podle § 16 zákona 592/92 Sb. - Promlčení pojistného se však pojistné promlčuje již za 5 let ode dne splatnosti. Byl-li proveden úkon ke zjištění výše pojistného nebo jeho vyměření, plyne nová promlčecí lhůta ode dne, kdy se o tom plátce pojistného dozvěděl. Právo vymáhat pojistné se promlčuje ve lhůtě 5 let od právní moci platebního výměru, jímž bylo vyměřeno. Z tohoto znění se dá usuzovat, že archivace dokladů pro výpočet pojistného déle než 5 let je bezpředmětná, protože sankce nemůže být již uplatněna… Tuto problematiku ještě prověříme a zařadíme do některého z následujících čísel informačního servisu.

   DANĚ Z PŘÍJMŮ
   Podle § 39 odst. 6 zákona 337/92 Sb. o správě daní a poplatků je daňový subjekt povinen uchovávat záznamy a doklady k nim se vztahující, potřebné pro správné stanovení daňového základu a daně po dobu, v níž zanikne právo daň vyměřit či dodatečně stanovit. Podle § 47 odst. 1 téhož zákona nelze daň vyměřit ani doměřit po uplynutí 3 let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla povinnost podat daňové přiznání nebo v němž vznikla daňová povinnost, aniž by současně byla povinnost daňové přiznání podat.

      Podle § 31 odst. 2 písm. b) zákona 563/91 Sb. o účetnictví jsou účetní jednotky povinny uchovávat účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
   Podle znění těchto zákonů by se mohly skartovat v roce 2010 doklady za rok 2003, protože daňové přiznání bylo podáno v roce 2004 a tři roky poté jsou roky 2005 až 2009. Tento postup však nedoporučujeme, protože tím bychom se mohli zbavit některých potřebných dokladů pro případné dokazování v průběhu daňového řízení, např. prokázání nezdaněných částek, slev na dani, daňového zvýhodnění na vyživované dítě apod. Doporučujeme archivovat doklady týkající se daňových záznamů alespoň po dobu 10-ti kal. roků po roce, kterého se týkají.
   POZOR: od 1. 1. 2011 nabývá účinnosti zákon 280/2009 Sb., daňový řád, který ruší zákon 337/92 Sb. o správě daní a poplatků. Lhůta, za kterou nelze daň vyměřit (tj. 3 let od lhůty pro podání řádného daňového tvrzení - § 148 odst. 1), však zůstala zachována.

   PRACOVNĚPRÁVNÍ DOKUMENTY
   Zákoník práce nemá nikde uvedenou lhůtu pro archivaci pracovněprávních dokumentů, kterými jsou např. pracovní smlouva, mzdový nebo platový výměr, doklad na jehož základě byl skončen pracovní poměr, kopie zápočtového listu apod. Při archivaci těchto dokumentů proto musíme vycházet z jiných zákonů, např. ze zákona o nemocenském pojištění, kde se v § 96 říká, že za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu. Lhůta pro archivaci těchto skutečností je v zákonu 187/2006 Sb. o nemocenském pojištění stanovena na 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Tyto dokumenty budou založeny v osobním spise zaměstnance, který je zaměstnavatel oprávněn vést podle § 312 ZP.